住宅費110万円のコストを浮かして書類を賢く整理する4つのコツ

書類整理

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家電の取り扱い説明書や、学校のお知らせの紙…

学校に通う年頃のお子さんがいれば、

毎日平均5枚持ち帰るとして

それを1年に換算すると1000枚ほどになります!

2人いれば、その2倍ですね。

子ども関連の紙だけではなく、

ママやパパの仕事関連…住宅関連の書類

それを全て、時系列に整理し管理するのは至難の業です。

ここではしっかりと

ものの流れであるIN-OUTの仕組みが大事です。

3R

また、整理収納のメリットの章でも話しましたが、

収納する場所にも毎月お金を払っています。

東京都であれば1㎡(およそ60型テレビ)のスペースに

約110万円の住宅費を支払っています。

もしそのスペースが使わない紙で埋まっていたら…

110万円分の居住スペースを無駄に使っていることになります。

整理収納をマスターすることは、

家計にとって大きなメリットがあります。

書類を置いておく場所をコンパクトに節約し

無駄なスペースをいかに減らすかが鍵です。

我が家の書類は、

いつでも家族が確認することができ余計なスペースをとっていません。

また一覧で見えるので管理が楽なのです。

紙をため込ない仕組みについて

徹底解剖していきます。

それでは一緒にやっていきましょう!

この章でわかること

・失敗しない書類整理の仕組みがわかる

・NGな書類整理がわかる

まず知ってほしい!NGな書類管理

間違った書類管理で必ず陥ること・失敗する原因

・探したい書類が迷宮入りする

原因:秒でわかる仕組みを作っていない

確認するまでに手間がかかり、管理が行き届かなくなっています。

・不要な紙がたまり続ける

原因:カテゴリー分けしなくてもいいフォルダーが存在している

カテゴリーを細分化しすぎて、あまり実用化できていないフォルダーが存在しています。

その書類はホントに、紙で残したい書類なのかを見極めることが大切です。

細分化しすぎないことがコツ。

紙の書類として保管しておくべきなのは大きく下の2つです。

  • 長期間保管しておく必要がある書類
  • 現物保管が必要な書類
カテゴリー分けするときの注意点

家庭によって必要な書類は違うので一般的な分け方に惑わされない。
一度でカテゴリー分けがきれいに決まるわけではない。
試し分けしてみて最終的な分類を決めるべし。

・いらないスペースが発生する

原因:万能なファイルボックスに頼りすぎている

ボックスという言葉のとおり、

典型的なA4ファイルボックスのスペースであれば、中身の量に関係なく

横幅10㎝を1ボックスごとに、必ずとられていることに気がつきましょう。

ファイルボックスに無駄なくぴったりとおさめられれば、

スペースを有効活用できていますが、そうでないことがほとんど。

書類にもINーOUTの流れがあるので、

常に中身の量も変わります。

いつまでも紙の整理に悩まされているのは、収納方法を間違えていることが原因です。

さあ、いますぐ見直しましょう!

書類整理4つのコツ

こし

量が多くなりがちな書類は「見える」が基本です!

①バーチカルファイリングを使った書類の見える化

1:ボックスではなく引き出しに入れるべし

我が家は、テレビボードの引き出しに一括管理!

家族4人暮らしですが、

必要な書類しか紙に残しません。

A4ファイルなどのボックスのNGなところ

書類を手に取るまでのアクション数が多い 
→ファイルボックスをいくつも棚に入れている場合:
「扉を開ける→書類が入っているボックスを探す→ボックスを引き出す→とる→戻す」
とアクションが多い。
バーチカルファイリングであればボックスを引き出す動作は不要です。


スペースが限定される
→ボックスのサイズに対して、書類を入れる量が限られる。
また量が少なければスペースのが無駄が発生!

2:ラベル名を気軽に変更できるファルダーを採用すべし

薄型のインデックス付きフォルダー

紙はここにそのままさっと入れるだけ。

おすすめしないフォルダー

・紙でできているファイル
→背表紙にラベルシールや直書きしたら、ラベル名を変更できない。

・バインダーや穴を開けて閉じるファイル
→綴じるのに手間がかかる

PP製なので、ラベルシールは剥がしても跡が残りません。

②スキャンスナップを使った書類の見える化

3:書類を残しておくかは3秒以内で決める!捨てるか迷う書類はペーパレス化

紙をスキャンしてPC上やエバーノート、スマホで保管。

データにしてしまえば、外出先でも見れるし家族でも共有が可能です。

こし

Scansnapじゃなくても、
1枚の紙をデータとして残すならスマホのカメラで撮ってもいいよね。
Scansnapが好ましいもの:
テキストや本
ページ数があり両面スキャンを高速でしたい場合です。

③キッチンの壁面を使った紙の見える化

4:直近で使う紙は毎日の行動範囲内のところに貼っておく

<直近で使う紙の例>

  • 提出が必要な紙
  • 近日中のイベント行事の紙

紙は活かされなければただのゴミ!

いつか使うセミナーの資料や

いつか読んでおこうと決めたチラシやクーポン誌など

紙で取っておくのはいいですが、

その「いつか」がいつなのを明確にしないと絶対に使いません。

極論をいえば、紙で残した方がいい書類って

直近で確認する紙と、契約書と保証書くらいです。

将来、家を売ることを考えている場合は、

住宅設備や建具の説明書も現物で残しておいた方がいいでしょう。

他のものは基本的にペーパレスで管理して、

家族で共有して必要な時に見れる状態がベストです。

あとがき

学校からのお知らせや提出が必要な紙など

一度見てもずっと覚えられるものではありません。

ドイツの実験心理学者エビングハウスの忘却曲線によれば、

人間は1時間経つとだいたい50%は忘れてしまうといわれています。

人間はスーパーマンではありません!

ドラえもんのポケットみたいにみたいに

すぐ必要な書類も取り出せたらいいけど、そんな時代でもないです。

だからこそ、

書類関連は簡単明快なわかりやすい仕組みをとりいれることが大事なのです。

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