書類の整理術(前編)

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この章では、

バーチカルファイリングを使った

紙書類の分け方について紹介しますね♪

そもそも紙で書類を保管するのはもう古い!

この記事を書いてなんですが…

こし

今の情報社会に、

紙で保管する方法は

もはや古いです。

ただ現状として、

どうしても

電子化されていない書類

原本が必要な書類が存在します。

そうした書類は

紙で保管する必要があるので、

その整理術を紹介します。

今回は、

バーチカルファイリングによる整理術。

こし

書類整理の方法には、

A4ファイルボックスやリングファイルを使って整理する方法があるけど、

一番時短で管理が楽なのは、バーチカルファイリングなのです。

(と私は思う)

収納場所を取らず、書類が見つけやすい

バーチカルファイリングは

他の方法と比べて

使い勝手がいいです。

いきなりですが、

書類整理で一番大事なことを言います。


バーチカルファイリングで

入れるべき書類は、

保管書類のみです。


つまり、

使用頻度は高くないけど、

とっておいた方がいい書類のみです。

※該当しない書類は、綴じてはいけません!

ミミ

えー。
書類はぜーんぶ、

ファイルに綴じて

収納したいけど、

どうしてだにゃ?( ;∀;)

こし

ファイルをいくつも作って、

重要でない紙も入れてしまうと

管理が複雑になって

大変になるからだよ。

なんでもファイルに入れたら、

紙が増え続ける一方…

ミミ

そっか!

だから「保管書類」なんだ!

まず整理する時は

「何の書類をしまうかを見極める」

ことが重要じゃね♪

こし

イエッス!(^_-)-☆

STEP1 紙で保管すべき書類を見分ける

まずは家中にある書類を見回してみましょう。

その中で、

紙のまま保管すべき書類を見つけます。

紙のまま保管すべき書類は、

次のような書類です。

  • 永久的に保管が必要な書類
  • 一時的に保管が必要な書類(年、月単位)

例)住宅関連の契約書や保証書、

年金や保険関連、

確定申告で必要な書類

こし

一度しまってしまうと、

存在を忘れてしまうような

チラシやクーポンは違います。

そういった紙は

しまうのではなく、

普段目につく所に

貼っておくなりしましょう

(重要)

STEP2 ざっくりと分類する(大分類)

紙で保管すべき書類が集まったら、

同じ仲間ごとにまとめます。

あくまでもざっくりと!

STEP3 さらに分類したい場合はわける(中分類)

集めてみて(左側)、

さらに細かく

カテゴリー分けした方がいい書類は分けます(右側)

数種類に分けた書類があれば、

見出し付きクリアフォルダーに入れます。


※「あればわける」と書いたのは、

細分化しすぎると管理が複雑になるからです。

20~30以上も分類されていると、

人間の脳は混乱します。

種類が多いと把握しずらいよね。

わける必要がなければ、

そのままでいいでしょう。

STEP4 書類をまとめる

最後にまとめて綴じます。

個別フォルダー(右側)に入れたら完了です。

STEP5 引き出しに入れる

個別フォルダーに綴じたファイルを

引き出しに入れていきます。

こし

並び順にもご注意を!!

使用頻度別に並べて入れていきます。

(右下イラスト)

基準はこんな感じです♡↓

引き出しの手前:たまに使う書類

引き出しの奥:めったに使わない書類

書類整理

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